Bedienungsanleitung für das Raum Schiff Erde

The RSE is a set of living patterns, hence this page will always draft.

Das Raum Schiff Erde ist ein Kongress für digitale Philosophie, Netzkultur und Experiece Design. Für andere ist es schlicht eine intellektuelle Jam-Session, die viel Inspiration und Anregung bietet. – Das wissen wir aber erst, nachdem wir das RSE zum dritten vierten mal veranstaltet haben. Im Februar 2016 hat das 5. RSE statt gefunden.

Dieser Artikel beleuchtet ein paar Aspekte hinter den Kulissen der Konferenz, um unsere Erfahrungen zu reflektieren und mit anderen Event-Veranstaltern zu teilen.

Warum Raum Schiff Erde?

Der Arbeitstitel war Hanse-reboot; eine sprachliche Spielerei mit der hanseboot und eine Anspielung auf die von uns sehr geschätzte reboot in Kopenhagen. Aber nicht immer ist die erste Idee auch die beste. Der Titel Raum Schiff Erde geht zurück auf ein Zitat von Marshall McLuhan, der seinerseits Bucky Fuller zitierte:

We are not passenger, we are all crew on spaceship earth. – MML

Folgendes Blog-Zitat zeigt, dass wir es dann nicht so ganz falsch gemacht haben:

Die Überschrift hört sich ein bisschen an, wie die Sci-Fi Version von “Stadt Land Fluß”, ist aber was ganz anderes. Etwas abgedreht und dem Sci-Fi näher, als das klassiche Rythmusvorbild, jedoch kein Spiel, zumindest nicht im Ganzen. – Moritz Avenarius

Manifest – oder ist das zu pompös für das Folgende?

Als Vorbild des Raum Schiff Erde sehe ich die schon erwähnte reboot aus Kopenhagen. Die reboot war zunächst das Sommerfest der Internet-Startup-NewMedia-Szene Dänemarks. Später ist daraus etwas unbeschreibbar Eigenes erwachsen. Bei dem Programm der reboot hat mir nur etwas Design und User Experience gefehlt.

Mark Hursts GEL-Konferenzreihe in New York hat bestimmt auch einen Gewissen Einfluss gehabt, obwohl ich an der GEL nie live teilgenommen habe. GEL steht für Good Experience Live. Daher nehme ich die Inspiration eine Show zu liefern, ein Theaterstück mit Spannungsbogen und Kunst- und intellektuellen Unterhaltungselementen, Performance, Zirkus statt einer normalen Konferenz in nüchterner Umgebung.

Außderdem sollte man die TED nicht vergessen. Spreading good ideas. Da sind echte Perlen dabei. Das Format finde ich zwar zu starr, inzwischen auch zu inflationär. Aber die Mischung ist nach wie vor spannend. TED steht für Technology - Entertainment - Design.

Member of Crew #RSE10Member of #RSE11

Wir 5 – nochmal: wir 5 sind fast alle reboot-erfahren, fast alle Informatiker, alle in uxHH, haben alle mit Digitalem zu tun, sind fast alle Freiberufler, sicherlich alle Freidenker und neugierig. Und wir wollen Spass haben an dem was wir tun. Vor, während und nach dem Raum Schiff Erde. – Und wir wollen alle ein wenig die Welt verbessern! :)

Reasonable Human #RSE13Don't Panic! #RSE15

Wir 10, wir 13, wir 14 bilden die Basis-Crew. Fast alle sind Referenten oder Astronauten früherer Events, so dass sich der Spirit gut fortsetzt und sich das Profil des RSE weiter ausprägen kann.

Bonding

According to Esther Dyson, there are four basic principles, that need to be observed for any community to prosper. Otherwise the group can collapse. She says [Release 2.1: A design for living in the digital age. Broadway Books, New York, 1998]:

Die Crew, die ein Raum Schiff Erde vorbereitet, ist genau so eine Community. Es muss also klar sein, wer dabei ist, und es muss vage geklärt sein, wer was wann in welchem Umfang zur Unternehmung beitragen will und kann.

Darüber hinaus bedarf es eines symbolischen Startschusses, sodass alle wissen, dass man sich wieder in der Startvorbereitsphase befindet. Go oder Nogo. Beliebigkeit ist tötlich.

Kommunikation und Kollaboration der Crew #

Das Raumschiff wird von einer freiwilligen Crew vorbereitet. Da ist es wichitg, dass die Kommunikation effektiv und effizient-asynchrom geschehen kann. Für das RSE10 hatten wir eine Google-Group aufgesetzt, die sowohl Mailingliste, als auch Wiki war. Ein Jahr später hat Google die Funktion der der Wiki-Seiten zu Gunsten von Google Docs abgeschaltet, woraufhin wir zwar die Mailingliste nutzten, uns aber für das Wiki ein eigenes FOSSWiki aufgesetzt haben. Die Online-Kollaboration für das RSE13, RSE15 und RSE16 fand schließlich in einem Podio-Space statt; die Google-Mailingliste diente nur noch für wichtige Push-Benachrichtigungen. So etwa 3 Live-Treffen gab es jeweils in der Vorbereitungsphase des RSE13, RSE15 und RSE16.

Eine fliegende Metapher

Der Titel Raum Schiff Erde ist irritierend und vertraut zugleich. Durch diese Metapher und die damit verbundenen Assoziationen fällt es jedem leicht, sich als Teil der Mission zu begreifen. Alle Beteiligten sind Astronauten. Und als Crew-Mitglied ist man verantwortlich für das Gelingen der Mission. „Willkommen an Bord“ funktioniert auch für das Publikum.

Veranstaltungsort

Der Ort ist extrem wichtig für den Charakter einer Veranstaltung. Zweimal waren wir im Jazz-Club Stellwerk in Hamburg-Harburg zu Gast, einmal im Monsun Theater im Hamburg-Altona, und zuletzt zweimal im Nochtspeicher auf St. Pauli. Alle Orte sind ungewöhnlich für eine Konferenz und wecken durch ihren Charme eine besondere Neugierde und Vorfreude beim Publikum. So kam zum Beispiel ein gewisses Harry-Potter-Feeling auf sich am Gleis 3 1/2 im Harburger Bahnhof zu treffen.

Einzige Nachteile des Stellwerk: Die Bahnhofsatmosphäre des "WC-Centers" und die Lage in HH-Harburg für danach – die Teilnehmer waren heilfroh danach wieder sicher auf der Nordseite der Elbe angekommen zu sein.

Einziger Nachteil des Monsun-Theater: Foyet und Theater sind (natürlich) in zwei Räume aufgeteilt. Daher ist man für die Pausen immer unterwegs.

Launching #RSE13 from mprove.

Nachteile des Nochtspeicher: keine. Im Gegenteil, wir haben für das RSE15 sogar einen permanenten Freifunk-Knoten installiert.

Budget und Sponsoring

Unsere Kongress ist low-budget. Ausgaben haben wir für die Raummiete, die Technik, Catering, Spesen für die Speaker, geringe Gagen für die Künstler. Auf der Einnahmenseite haben wir den Eintritt in der Größenordnung einer Kino-Karte (mit Überlänge) und ein paar Sponsoren. Ein Vergleich zeigt, dass unser Budget etwa 1/5 des Etats des UXCampHH oder der TEDxTUHH #1 ist. Inzwischen (2016) wohl knapp die Hälfte des UXCampHH und die TEDxTUHH ist sicher ganz woanders.

Wir wissen nicht, ob wir über den Aufruf auf unserer Website 2010, 2011, 2013, 2015, 2016 alleine einen Sponsor gewinnen konnten. Sicherlich war das aber eine flankierende Maßnahme bei der Direktansprache. Vor einigen Jahren schrieb ich mal:

Some unsorted thoughts...

I suppose a lasting and kind of cool website is key. Then a reasonable offer for sponsoring and an official partner like an e.V.

Most web traffic happens before or during the event. But you can demonstrate continuity by publishing slides and webcasts afterwards.

We were never on sale. All sponsors payed the same. Some companies had offered PR for logo placement that we did not need, wanted, and therefore rejected.

Ask friendly. Add a link to your site and add an outline of your event. We had something to offer – a cool UX design event – hence we approached startups and SMBs who we knew in Hamburg. If a company turns you down, say thank you anyway. If a sponsor does not respond, ask a 2nd time, but never a third. I would say that we had a 25% success rate.

When a sponsor signs up, act fast. Put the logo online and announce your sponsor. Say that there are just 2 more sponsoring slots left. Again, your event is special, hence treat your sponsors also as special partners.

If I remember correctly, I used the space on the site to advertise for sponsoring. This explains the opening sentence on the page below "You can avoid that the logo of your competitor shows up here"

Do not forget to thank the sponsors at the event.

At a World Usability Day I made it a little game. Calling out the sponsors one after another and asking if any employees are in the audience. Then you have some real persons to thank.

Bigger events can have other models. Gold and silver sponsors. Some companies can host your event and offer rooms. Compared to our small Raum Schiff Erde I find the sponsoring offering from the NEXT conference very amusing. But maybe they are right_
[no longer online] http://nextconf.eu/next10/2009/10/become-a-partner-of-the-next-c.html

Das Raum Schiff Erde wird offiziell vom HIForum e.V. veranstaltet. Als non-profit Event ist das sehr gut mit den Vereinsziehlen vereinbar. Außerdem haben wir damit ein Konto, über das Sponsoring, Tickets und Ausgaben abgewickelt werden können.

Für RSE15 und RSE16 gab es verschiedene Sponsoring-Pakete – Gold, Silber und Bambus – mit entsprechend unterschiedliecher Gegnleistung wie Logogröße oder Freitickets.

Programm und Speaker-Briefing

Das RSE ist ein Kongress auf Einlagung. Dazu sammelt die Crew Vorschläge und diskutiert intern, wie sich daraus ein vielfältiges und inspirierendes Programm zusammen stellen läßt. Es gibt so gut wie keine Bewerbungen von außen, und so müssen wir auch niemandem absagen.

Aus der Briefing an die Vortragenden:

[…] Das Raum Schiff Erde richtet sich an Designer und digitale Philosophen. Muss da erwähnt werden, dass es für jeden Bullet-Point auf den Folien eine Strafminute gibt?
Bilder bitte full-screen; schließlich wollen wir die 3x2,25m Leinwand mit Rückprojektion voll ausschöpfen.
"Presentation Zen" statt "Death by PowerPoint". […]

Social RSE und Werbung

Neben der WebSite raumschiffer.de sind 1) twitter @raumschifferde, 2) fb 3) die ehemalige reboot-Gruppe auf xing und 4) g+ die Kommunikationskanäle. Für das RSE15 ist ein mini-blog auf tumblr neu am Start.

Weitere Hinweise auf das Raumschiff gab es über die Kanäle der Locations, den newsletter von HamburgHoch11, den Event-Kalender von next-media.hamburg, die fb-Seite der Kreativ Gesellschaft. Neu dabei 2016: Die Dreitagewoche.

Ein Save-The-Date haben wir 8-10 Wochen vor dem Start verschickt. Die Tickets gibt es 3-4 Wochen vorher. All das klingt knapp, ist auch knapp, aber offenbar Tradition beim Raumschiff.

Es war gut zu sehen, wie langsam die Tickets verkauft wurden, denn erst nach ca. 10 Tagen müssten wir die Warteliste eröffnen. Bei so einem verhältnismäßig schleppendem Absatz funktioniert aber Word-of-Mouth sehr gut und sort für ein buntes Publikum.

Das RSE16 war auch ausverkauft. Wir wissen aber nicht, warum das erst am letzten Tag geschehen ist? Vielleicht die Konkurrenz von anderen Events?

Dank

Nicht vergessen: Dank ist wichtig. Bei einem low/no-budget Event sogar um so mehr.

Post Production für die Mediathek

Ich bin dem Fotografen Helge Angermeyer extrem dankbar, dass er das erste Raumschiff so treffend ins Bild gesetzt hat. Das wirkt nach. Und er ist uns treu geblieben, indem er auch die Atmosphäre von RSE11, RSE13, RSE15 und RSE16 eingefangen hat.

Den Audio-Mitschnitt haben wir über das Multimedia-Kontor aufbereiten lassen, die die Vorträge als Podcast auf Podcampus veröffentlichen. Ab RSE15 machen wir das aber komplett in Eigenregie, da die Koordination mit dem Multimedia-Kontor dann weg fällt.

Mit den Videos ist es so eine Sache, da wir als Amateure nicht die Kapazitäten haben die Videos zeitnah aufzubereiten. Der Aufwand ist beachtlich im Nachgang Video und Audio wieder zu ansehnlichen Filmen zusammen zu kopieren. Einen Live-Broadcast haben wir nie versucht. Das RSE ist ein Live-Event und wir machen es für die Leute vor Ort. Alles andere ist nett, aber zweitrangig.

Die Folien werden hingegen zügig eingesammelt und in der Mediathek veröffentlicht.

Probleme

Bei viel Licht gibt es auch Schatten. Einige wiederkehrende Probleme:

Ticketing und NoShow-Quote. Kommerzielle Ticketsysteme sind uns zu unflexibel oder zu teuer, so dass wir immer eine eigene Lösung benutzt haben – 3 x Wiki, 1 x PHP Eigenbau. Enttäuschend ist, dass wir beim RSE15 bei den reservierten Tickets eine NoShow-Quote von 60% hatten. Dieser Umstand hat auch für andere Bereiche Folgen, zB. Finanzplanung und Catering. Ein kommerzielles System für RSE16 war teuer, hat aber funktioniert. NoShow: 10%, die aber immerhin bezahlt haben.

Timing der Programmplanung. Würde man früher als 6 Wochen vor dem Event beginnen, könnte man mehr Highlights und Akzente setzen. So haben wir jedes mal mit Glück und Dusel ein gutes Programm gehabt. Andererseits – wenn ich diesen Satz lese, es muss schon mehr als Glück sein, denn unser Programm war immer erstklassig.

Zusammenarebit in der Crew: Es liegt in der Natur der Sache, dass die Crewmitglieder mit unterschiedlichem Elan und Zeitaufwand das RSE vorbereiten. Zudem ist es schwierig, alle auf Stand zu halten. Podio hilft uns, aber es ist nicht das ultimativ beste Tool für so ein Projekt. Wer kennen die Möglichkeiten und Defizite sehr genau, kennen aber auch kein anderes System, welches besser geeignet wäre.

à propos

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